你曾在重要的會議中，感受過空氣凝結的瞬間嗎？

我過去幾年曾服務於外商企業，日常工作的要點包含跟亞太地區的總部開會。某次會議令人記憶鮮明，當時正激烈地討論著關鍵指標的成長不如預期，會議上的最高領導者突然緩緩地丟出一個問題：

「這個案子是誰負責的？」

氣氛凍結了兩秒鐘，接著各部門主管開始小聲回報説：產品部分由A負責、B處理數據分析、C則是擬定通知消費者的文案跟信件……講了半天，各式各樣的答案都出現了，但就是不知道「誰」才是專案負責人。

類似的專案問題，你也曾切身經歷過嗎？

在執行專案時，如果沒有明訂權責分配，或是未清楚地確立各部門的任務分工，往往會造成專案成員雖然勞心勞力，但無人負責資源整合和統籌的狀況，導致花費了大量的時間成本，卻成效不彰，導致組織效能的無謂浪費。

尤其是當大量專案同時推進的情況下，身為管理者的我們，更應該謹慎分配有限的資源和人力。在專案開始執行前，先確立專案目標、訂下明確的權責分配、確保每位專案參與者都知道自己扮演的角色、建立明確的分工認知，是前期籌備的成功關鍵！

從眾多專案管理的技巧中，我推薦以「ARCI法則」作為權責思考的第一道關卡：

釐清利害關係人的參與程度

「阿喜法則」的四個角色：英文字母Ａ、Ｒ、Ｃ、Ｉ分別代表專案中不同參與度的利害關係人，以及他們扮演的戰略地位及重要性：

Accountable「當責者」

當責者肩負專案或任務的所有責任，承擔一切可能的風險，且擁有最終決策與否決權，以及與權力相伴的責任與義務。他必須要為專案或任務的最終成果負責，通常僅會由一人擔任當責者的角色。

Responsible「負責者」

負責者在專案團隊中歸屬於當責者的領導之下，通常擔任專案或任務的執行者，他最重大的責任，就是將被分配到的任務近乎完美地執行到位。一個專案可以由多位負責者共同協作，除了個體份內的工作需要100%正確地完成，當責者亦該塑造團隊文化，養成負責者有當責意識的行動、以及思維習慣。

Consulted「事前諮詢者」

當責者在下達重大決策前，應依據事前諮詢者的職權、職責、職能，向其徵詢過往經歷與專業的洞見和建議。

Informed「事後告知者」

在專案決策確定後，須向事後告知者布達相關的資訊。事後告知者可能會受到此布達命令的影響，改變其工作內容和做法。

ARCI法則也可與「銳西矩陣」或「利害關係人矩陣」結合評估：一來可以詳盡地判斷每個參與者面對專案的不同階段時，所扮演的權責角色；二來也能清楚在面對不同專案角色時，該採取什麼樣的溝通策略，並且更能夠發揮同理心、了解對方需求。

直下承擔，保有當責者心態

藉由ARCI四種角色的分配，劃分清楚專案參與者的權責，使管理者能將當責的心態布達給所有專案成員，讓眾人模擬從老闆的角度思考，一起往共同的目標規劃、考量、努力執行，不再出現無人負責的尷尬處境。

特別要提醒的是：ARCI法則是作為專案的初步區分權責的工具。很多時刻需要依照現實狀態，對每個角色的任務內容進行微調，甚至有些工作夥伴會同時扮演Ａ、Ｒ、Ｃ、Ｉ兩種以上的任務角色。

綜上所述，工作中並不存在完美無敵的專案管理法則，每個專案管理方法和工具，都有其適用性及限制性。

管理者應該做的，是真正建立「賦權的管理機制」。

從自己做起，將當責的組織文化傳遞給每位成員，隨時追蹤團隊成員工作的細節並給予回饋，確保專案推進時應對的彈性，維持良好的組織運作效能，就是最好的管理！